Een gratis Salesforce.com trainingomgeving aanvragen om te oefenen

Alvorens we oefening kunnen maken hebben we natuurlijk een Salesforce trainingomgeving nodig.

Die kunnen we gedurende 30 dagen gratis aanvragen bij Salesforce via volgende link: https://www.salesforce.com/form/signup/freetrial_training.jsp

Het voordeel van een salesforce trainingomgeving is dat je gebruik kan maken van alle Salesforce functionaliteiten (de duurste versie) en dat er reeds data aanwezig is. Daarmee wil ik zeggen dat er reeds fictieve bedrijven zijn aangemaakt, fictieve contactpersonen, leads, etc…

Op die manier kunnen we onmiddellijk aan de slag.

Nieuwe reeks Salesforce instructievideo’s ter voorbereiding administrator examen

Ik heb net de Salesforce Admin 201 training achter de rug, heel veel stof te verwerken gehad en nu moet ik mij gaan voorbereiden op het examen.

De meeste mensen nemen deel aan het certificatie examen ongeveer 3-5 maanden nadat ze de training gevolgd hebben! Dus ik heb tijd om mij ook voor te bereiden op dit examen. Het schijnt heel erg moeilijk te zijn met een slagingspercentage van om en bij de 65%. Dus kan ik me maar beter heel goed voorbereiden!

Bovenop mijn dagdagelijkse job waarvan Salesforce een groot deel uitmaakt, ben ik van plan om alle oefeningen uit de training opnieuw te maken in een nieuwe trainingorg en ga ik die met jullie delen.

Het worden korte video’s waarbij je stap voor stap kan meekijken hoe ik het doe. Misschien zal het soms eens wat stuntelig zijn, maar ja het is ook nog nieuw voor mij. Ben je zelf reeds een ervaren administrator van Salesforce en merk je iets dat ik verkeerd doe, of dat beter kan, dan kan je steeds reageren op elke post, of op de video zelf op Youtube.

Hieronder een eerste video alvorens  van start te gaan met de oefeningen. Gewoon een korte blik op Salesforce en hoe data in relatie staat tot velden, records en objecten en ik maak ook de vergelijking met data in excel.

Wat is Salesforce.com?

Om Salesforce goed te begrijpen moeten we eerst weten wat Salesforce is en waarom het is uitgevonden.

Salesforce.com werd opgericht in 1999 door CEO Mark Benioff met als doel Customer Relationship Management (CRM)  software aan te bieden dat volledig over het internet kon worden gebruikt (Cloud computing). Het grote voordeel hiervan is dat bedrijven geen speciale servers of software meer hoeven aan te kopen dat compatibel is met hun OS. Het enige dat ze nog nodig hebben is een internetverbinding en een internetbrowser. En zeg nu zelf, welk bedrijf heeft dit vandaag de dag niet?

In 1999 was dit nog een uniek concept waardoor we kunnen stellen dat Salesforce.com dé pionier en marktleider is in, wat we vandaag de dag noemen, Software-as-a-Service (SaaS).

Salesforce.com startte dus als CRM bedrijf, maar is ondertussen veel verder geëvolueerd.

Wat is CRM?

Volgens Wikipedia is de definitie van CRM als volgt:

Customer relationship management oftewel CRM (ook ‘klantrelatiebeheer’, soms ‘relatiemarketing ‘ of ‘verkoopbeheersysteem’) is een werkwijze alsmede een technologie waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat en er wordt getracht elke klant een individuele waardepropositie aan te bieden gebaseerd op zijn of haar wensen. Daarnaast is de gedachte achter CRM dat klanten een betere behandeling krijgen naarmate zij een hogere waarde vertegenwoordigen voor de organisatie.

De definitie volgens Salesforce is dan als volgt:

Customer Relationship Management (CRM) is een model of werkwijze die je in staat stelt om interacties bij te houden zoals:

  • telefonische communicaties
  • e-mails
  • meetings en/of afspraken
  • en zelfs sociale mediakanalen

met verschillende bedrijfsrelaties (prospects, klanten, leveranciers, partners, etc…) met het oog op:

  • realisatie van meer verkoop
  • realisatie van meer omzet
  • marketing
  • bieden van ondersteuning

salesforce-platform-apps

Het grote voordeel is dat iedereen binnen het bedrijf met hetzelfde platform werkt en dus ook met dezelfde data.

Voordelen van het Salesforce platform voor gebruikers

  • samenwerking via chatter
  • universele zoekfunctie
  • realtime zichtbaarheid op openstaande taken en afspraken, interacties van en met collega’s, bereik van doelstellingen d.m.v. Rapporten en Dashboards
  • mobiele toegang met “Salesforce Mobile” en “Salesforce Touch”
  • e-mailintegratie via “Outlook voor Salesforce”

Voordelen van het Salesforce platform voor administratoren

  • aanpassen van pagina layout met enkele kliks
  • aanmaken van aangepaste velden en objecten
  • instellen van validatieregels met propere, correcte en uniforme data als gevolg
  • eenvoudig instellen van werkmethodes en goedkeuringsprocessen
  • beveiligde data
  • meertaligheid
  • mogelijkheid tot gebruik van meerdere valuta

Voordelen van Salesforce voor developers

  • Visualforce: een combinatie van HTML, CSS en Apex om je eigen pagina’s te schrijven
  • Apex: programmeertaal waarmee je Salesforce kan laten doen wat jij wil (gebaseerd op java)
  • API: om externe applicaties de koppelen met je Salesforce omgeving
  • Sites: om bepaalde delen publiek te stellen, een klantenportaal of self-service portaal te maken
  • Sandboxes: om nieuwe apps, objecten en flows te maken en te testen alvorens deze in productie te zetten
  • Force.com IDE: om via Eclipse te programmeren

Kortom:

Salesforce.com is een bedrijf dat een softwareplatform ter beschikking stelt aan bedrijven voor het beheer van klanten en relaties en het bouwen of integreren van andere bedrijfsapplicaties. Het heeft als grootste voordeel dat je bedrijfsdata altijd en overal toegankelijk is voor je medewerkers omdat het “in the cloud” gehost wordt. En het bovendien voor elk bedrijf op maat gemaakt kan worden door zijn enorme flexibiliteit, duizenden functionaliteiten en opties  of apps uit de appexchange.

Deze post maakt onderdeel uit van mijn voorbereiding voor het Certificatie-examen als Salesforce certified admin en werd samengesteld uit cursusmateriaal, eigen ervaring en diverse online bronnen.

Salesforce admin 201 training: dag 5

Na 4 intensieve Salesforce training dagen is de laatste dag aangebroken. De ochtend begint met een korte herhaling van de stof die we in de afgelopen dagen hebben geleerd. Daarna volgen nog enkele laatste nieuwe zaken:

  • Het proces voor het departement “Support”
  • Beheren en oplossen van cases
  • Het supportproces aanpassen en optimaliseren
  • Automatisatie via Web-to-case en Email-to-case
  • Werkstroomregels op cases
  • Wachtrijen, het doorzetten van cases naar collega’s of departementen en escalatieregels
  • Wat is “Salesforce Softphone” en “Salesforce console for service”?
  • Samenwerken met anderen aan cases
  • Data analyse

De dag eindigt met een vragenronde en uitleg over het Certificatie-examen. Hoe kan je je het best voorbereiden op het examen, waar kan je nog extra tips en tricks vinden en extra ondersteuningsmateriaal.

Kort samengevat, ben je na het volgen van deze opleiding nog niet helemaal klaar om onmiddellijk het examen af te leggen, wel om aan de slag te gaan in de praktijk. Het examen is heel gedetailleerd en moet afgenomen worden zonder toegang tot je cursusmateriaal.

Dit wetende, hoop ik dat ik de gelegenheid zal krijgen om al deze stof, zo snel mogelijk, om te zetten in praktijk. Nu ben ik niet van plan daarop te wachten en heb ik beslist om ter voorbereiding van het examen alle oefeningen opnieuw te maken en daarvan korte video’s te posten.

Ik ben nu eenmaal ook een internet marketeer en had al snel door dat er weinig handleidingen, video’s, tips en advies te vinden zijn in het Nederlands op Salesforcegebied. Daar gaan we dan verandering in brengen!

Stay tuned.

Salesforce Admin 201 training: dag 4

De voorlaatste dag van de Salesforce Admin 201 training met Harry Dunne uit Dublin. Ondertussen heb ik met de 10 andere deelnemers een connectie op LinkedIn gemaakt. Altijd handig als je nog ergens een vraag over hebt of gewoon om af en toe eens te checken wat ze nu met hun training verwezenlijkt hebben.

In de voormiddag stond “rapportage” centraal. Salesforce staat bekend voor zijn uitgebreide rapportagemogelijkheden die je ten allen tijde kan consulteren en aanpassen. Het is als administrator dus noodzakelijk dat je de gebruikers en het management kan verbluffen met knappe rapportages!

  • Het updaten van bestaande rapporten
  • Het aanpassen van bestaande rapporten
  • Nieuwe rapporten maken met de “Report Builder” (een super eenvoudige drag & drop rapportage generator)
  • Werken met filters en filterlogica
  • Gegevens groeperen, opsommen, en formulevelden maken
  • Printen, exporteren en mailen van rapporten (eventueel automatisch met bepaalde tijdsintervallen)
  • Dashboards maken (visualisatie en grafieken: de toeters en bellen gebaseerd op de gegevens uit rapporten)

Na al die cijfertjes en grafiekjes, en een korte lunchpauze, kwam “automatisatie” aan de beurt:

  • Het maken van email templates
  • Het beheren van email
  • Werkstroomregels (regels van het type “Als dit gebeurt doe dan dat”)
  • Het automatisch genereren van taken, email waarschuwingen of veldupdates op basis van bepaalde gebeurtenissen
  • Automatisatie van Leads en Cases

Omdat je middels automatisatie serieus op kosten en workload kan drukken wordt hieraan dan ook veel aandacht geschonken. Dag 5 zal dus dieper ingaan op automatisatie en standaardisatie van bedrijfsprocessen.

Salesforce Admin 201 training: dag 3

Ja, ja, vroeg in mijn bedje gekropen gisteren om uitgerust aan dag 3 te kunnen starten.

Dag 3 bouwt verder op wat we gisteren  hebben geleerd maar met een focus op “Flexibiliteit” van het Salesforce.com platform:

  • Standaard velden
  • Maken van aangepaste velden
  • Picklists en Multi-Select picklists aanmaken
  • Picklists die afhankelijk zijn van andere
  • Lookups waarbij je een bestaande waarde opzoek en zo een link tussen 2 records/objecten maakt
  • Formulevelden
  • Pagina Layouts (de look and feel aanpassen om het gebruikers aangenamer te maken)
  • Record Types en Business Processen
  • Hoe je je datakwaliteit optimaal houdt
  • Activiteiten aanpassen

In de namiddag stond databeheer centraal:

  • Data importeren via de verschillende ingebouwde Import Wizards
  • Meer data importeren, exporteren, updaten en deleten met de Dataloader
  • Gegevens verrijken en controleren met Data.com
  • “Going Social” met Social accounts en Social Contacts
  • Data in bulk overzetten
  • Backups maken van al je data
  • Records in bulk verwijderen en “verwijderde items”

Afgelopen 2 dagen bewijzen nog maar eens hoe flexibel het Salesforce.com platform eigenlijk wel is. Standaard komt bijna elk bedrijf aan zijn trekken als het over “Customer Relationship Management” gaat, maar je kan Salesforce volledig naar de wensen van je bedrijf modelleren door het aanmaken van velden, validatieregels, werkstroomregels, pagina layouts, en zelfs webservice koppelingen met externe applicaties.

Salesforce Admin 201 training: dag 2

Dag 2 van de Salesforce Certified Admin 201 training was één en al praktijk. Perfect, zo leer je het best!

Inhoudelijk was dit een zeer zware dag, veel stof, veel oefeningen over één van de belangrijkste zaken die elke admin MOET beheersen en waaraan extra aandacht wordt geschonken op het examen namelijk “Veiligheid, toegangen en beperkingen”. In de voormiddag kwamen dus volgende onderdelen aan bod:

  • Aanmaken, instellen en beheren van gebruikersprofielen
  • Aanmaken en beheren van gebruikers
  • Chatter Free licenties en hoe je klanten kan uitnodigen op je bedrijfschatter
  • Oplossen van problemen met inloggen
  • Toegang verlenen en/of beperken tot je organisatie (ip-restricties en kantooruren)
  • Het volledige data- en veiligheidsmodel
  • Bedrijfswijde instellingen
  • Toegang en/of beperking tot objecten
  • Toegang en/of beperking tot records
  • Gebruik van rollen en de bedrijfshiërarchie

Een hele boterham voor een ochtendsessie. Na een half uurtje lunch en massa’s koffie vlogen we er weer in:

  • Het uitschrijven en aanmaken van de rollenhiërarchie voor het bedrijf
  • De toegangen en restricties van de bepaalde rollen en hun onderliggende rollen
  • Uitzonderingen op restricties toestaan via “permission sets”,  “sharing rules” en “manual sharing”
  • Beheren van toegang tot, en zichtbaarheid van, bepaalde velden via “Field-Level security”

Zoals reeds aangegeven heavy stuff, maar wel plezant. Deze materie zal ik wel een aantal keren moeten herhalen ter voorbereiding van het examen, want als iemand een bepaald veld niet kan zien, kan de oorzaak eigenlijk op verschillende niveau’s liggen. Dus is het zeer belangrijk om het datamodel erg goed te kennen zodat je precies weet welke plaatsen je van bij het begin zou kunnen uitsluiten.

Op naar dag 3.

Salesforce Admin 201 training: dag 1

Sinds vorige maand maak ik deel uit van het team van Business Process Consultants binnen het bedrijf waar ik werk. Een van mijn hoofdtaken hierin bestaat uit het door en door kennen van onze CRM oplossing (salesforce.com) en het geven van advies wanneer er nieuwe werkmethodes of oplossingen gezocht worden waarbij Salesforce één van de grondstenen is.

4 jaar geleden heeft men binnen ons bedrijf de keuze gemaakt van CRM pakket te veranderen en is deze keuze gevallen op de SaaS-oplossing ( software as a service) Salesforce.com. Bij mijn vorige werkgever had ik net een CRM implementatie achter te rug, welliswaar met een andere oplossing, namelijk PeopleSoft. Men kon dus mijn gebruikerservaring best gebruiken. Sindsdien ben ik lid van het implementatieteam, ben ik kerngebruiker en trainer van eindgebruikers. Hoewel ik de frontend, vanuit het oogpunt van gebruikers, door en door ken, is het admingedeelte voor mij nog totaal onbekend terrein.

Om die reden startte ik met de Salesforce Certified Admin 201 training met als hoofddoel alle troeven en details aan de achterzijde van Salesforce te leren kennen. Deze training omvat 5 volle dagen en in deze post vertel ik mijn ervaringen van dag 1.

Met z’n tienen volgen we een Virtual Classroom training, gegeven door Salesforce trainer Harry Dunne (zaakvoerder van Bluewavegroup gevestigd te Dublin).

We werden op voorhand verwittigd dat dag 1 vooral theoretisch zou zijn, vooral in de voormiddag, maar dat dit na verloop van tijd een hands-on training zou worden. Inderdaad zo zag de voormiddag eruit:

  • Welkom
  • Korte introductie van de deelnemers
  • Introductie en overzicht van Salesforce
  • Introductie van het virtuele bedrijf AW Computing die ons net heeft aangenomen als zogenaamd Salesforce Admin
  • Het datamodel van Salesforce
  • Navigeren binnen Salesforce
  • Waar kan je help en training vinden

Voor mezelf was deze voormiddag een mooie opfrisser. Als je reeds 4 jaar werkt met Salesforce als gebruiker mag je er wel vanuit gaan dat je een beetje kan navigeren binnen Salesforce en dat je weet hoe het datamodel in elkaar zit.

De namiddag was waar ik op zat te wachten! Eindelijk prutsen aan de backend, moeahahaha!

De namiddag verliep als volgt:

  • De organisatie klaarmaken voor gebruik
  • Het bedrijfsprofiel instellen (locale, taal, valuta,  werken met meerdere valuta,…)
  • De gebruikersinterface configureren (look and feel, sidebar, search, …)
  • Traceerbaarheid van activiteiten, taken en afspraken instellen
  • Zoekinstellingen optimaliseren
  • Instellen van Chatter en groepen
  • Aanmaken, toewijzen en beheren van gebruikersprofielen en rechten

De namiddag was inderdaad hands-on, veel oefeningen en een snel tempo, maar enorm boeiend! Ik kijk al uit naar dag 2, dit is gewoon keileuk.

Enkele algemene tips en vragen die tijdens de sessie aan bod kwamen en niet in de cursus staan:

  • Werk als admin steeds in de Engelse taal, ook al wordt Salesforce binnen je bedrijf in meerdere talen gebruikt. Als je met een probleem zit of je zoekt iets op het internet, zal je meer oplossingen en informatie vinden in het Engels. Ook als je later met externe developers gaat werken zal de communicatie veel vlotter verlopen als je dezelfde benamingen voor instellingen en velden gebruikt.
  • De Multiple Currency Feature moet je laten activeren voor je organisatie door dit aan Salesforce zelf te vragen. Hieruit vloeide de volgende vraag: Bestaat er een lijst van opties die standaard niet zichtbaar zijn en die door Salesforce geactiveerd moeten worden? Hierop kon de trainer niet antwoorden maar zoekt het op.
  • Gebruik weergaves van objecten wanneer bepaalde gebruikers vaak een specifieke lijst moeten consulteren zoals bedrijven uit een bepaalde sector, of een selectie die aan bepaalde criteria moeten voldoen. Hieruit volgde de volgende onbeantwoorde vraag: Kan je een weergave als standaard weergave pushen voor bepaalde profielen of users?

Heb jij de Salesforce Admin 201 training gevolgd en wil je ook jouw ervaring delen? Weet jij het antwoord op bovenstaande open Salesforce vragen? Reageer dan hieronder.