Salesforce login problemen oplossen

Salesforce gebruikers aanmaken en Chatter uitnodigingen inschakelen

Salesforce profielen aanmaken en toewijzen aan gebruikers

Sinds ik de admin opleiding heb gevolgd heb ik reeds de kans gehad om 2 nieuwe implementaties van custom apps binnen ons bedrijf mee te maken. Daardoor heb ik toch al wat in praktijk kunnen brengen van mijn kennis.

Als er één ding is wat ik ondertussen geleerd heb dan is dat het hoofdstuk uit de training over Rollen, profielen en toegangen hét belangrijkste en moeilijkste hoofdstuk is! De eerste vragen die je van gebruikers krijgt na een implementatie zijn voornamelijk: “Ik kan dit niet zien, ik kan dat niet aanpassen, waar vind ik dit nieuwe object?”

Waar zit de fout dan meestal? In de profielen…

In deze oefening maken we 2 nieuwe profielen aan voor ons virtueel bedrijf AW Computing namelijk een Accounts Receivable profiel en een Recruiting profiel.

Belangrijk om weten is dat je steeds start vanaf een standaard Salesforce profiel met zo weinig mogelijk rechten en dat je dan extra rechten toewijst, op maat gemaakt voor wat de gebruikers moeten kunnen in hun functie.

Voor het Accounts Receivable profiel starten we vanaf een Standard User Profiel omdat zijn ook gebruik zullen maken van enkele standaard Salesforce objecten zoals accounts, contacts, leads en opportunities,…

Voor het Recruiting profiel starten we van een No Access profiel, omdat recruiters niet zullen werken met standaard objecten, maar met custom objects die we speciaal hebben gemaakt voor het HR departement.

Salesforce Chatter feedtracking instellen en Chatter groepen maken

Chatter is een interne communicatietool binnen Salesforce.com die medewerkers binnen het bedrijf in staat stelt om samen te werken op bepaalde objecten, dicussies te voeren, vragen te stellen etc…

In de volgende video zetten Chatter feedtracking aan op cases zodat cases gevolgd kunnen worden en dat er automatisch een chatterpost wordt geplaatst wanneer bepaalde velden van een case worden aangepast.

Daarnaast maken we ook 2 Chatter groepen aan, voegen we leden toe en veranderen we hun rol binnen de groep.

Salesforce zoekfunctie instellen en aangepaste weergaves maken

Hopelijk telt jouw bedrijf heel veel klanten, maar voor gebruikers kan het zoeken naar specifieke klanten of contactpersonen bemoeilijkt worden door de grote hoeveelheid aan zoekresultaten in Salesforce. Om dit te optimaliseren kan een Salesforce Administrator de zoekfunctie instellen.

In de volgende video zullen we de zoekfunctie verbeteren door kolommen toe te voegen aan de zoekresultaten, filtermogelijkheden te activeren en aangepaste weergaves aan te maken.

Salesforce gebruiksvriendelijker maken voor gebruikers

Het is belangrijk dat je feedback krijgt van eindgebruikers en dat je er alles aan doet zodat zij gemakkelijker en sneller kunnen werken met Salesforce. Een goede CRM applicatie is het hart van elke organisatie.

In volgende video krijgen we feedback van gebruikers en wij gaan kijken of we enkele van deze frustraties kunnen oplossen voor hen.

We lossen volgende zaken op:

  • De zijbalk neemt te veel plaats in beslag
  • Er worden teveel onvolledige records aangemaakt
  • Gebruikers kunnen geen lijsten uitprinten
  • Gebruikers hebben geen mogelijkheid om meerdere records ineens aanpassen

Salesforce fiscaal jaar instellen en gebruik van meerdere valuta

In Salesforce kan je gebruik maken van een standaard of aangepast fiscaal jaar. Het instellen van een fiscaal jaar heeft impact wanneer je gebruik maakt van de functie “Forecasts”. De financiële dienst van het bedrijf kan eisen dat dit correct wordt ingesteld. Een standaard fiscaal jaar start op 1 januari en eindigt op 31 december, elk jaar. Sommige bedrijven hanteren een eigen fiscaal jaar gebaseerd op wanneer het bedrijf werd opgericht en kan bijvoorbeeld lopen van 1 april tot 31 maart, elk jaar.

Daarenboven is AW Computing een internationaal bedrijf die vollop aan het uitbreiden is. De tijd is gekomen dat ze ook een filiaal in Europa en Japan opstarten en willen ze dan ook desbetreffende valuta hanteren.

In deze video stellen we een standaard fiscaal jaar in voor AW Computing, voegen we het gebruik van de valutakoerzen voor Euro en Yen in en schakelen we de “Advanced Currency Management” module in.

Salesforce bedrijfsprofiel nakijken en locale instellen

Rondleiding Salesforce als eindgebruiker: apps, tabs, objecten, records en velden

Wat is het verschil tussen standaard Salesforce componenten en aangepaste componenten?

Standaard componenten (zoals velden, objecten, tabs, enz…) zijn eigen aan elke Salesforce omgeving, terwijl aangepaste componenten door een Salesforce administrator werden toegevoegd. Standaard componenten kunnen meestal minder aangepast/bewerkt worden dan aangespaste componenten (bijvoorbeeld: je kan aangepaste objecten verwijderen, terwijl je standaard objecten niet kan verwijderen).

Het is belangrijk te weten welke functionaliteit standaard wordt geleverd met Salesforce om volgende redenen:

  • Je kan de CRM implementatie binnen je bedrijf uitbreiden en verbeteren met een minimum aan inspanning.
  • Je kan Salesforce standaard functionaliteit gebruiken, zonder dit opnieuw te gaan bouwen. (je hoeft het warm water geen 2 maal uit te vinden!)
  • Je begrijpt beter hoe Salesforce oplossingen heeft bedacht om te voldoen aan de behoeften van hun klanten.

Standaard Salesforce Applicaties

Sales

Call Center

Marketing

Community

Site.com

Salesforce Chatter

Standaard Objecten / Tabs

Een Lead is eigenlijk een ongekwalificeerde prospect. Bijvoorbeeld een pak visitekaartjes die je op een beurs hebt ontvangen van mogelijke klanten. Wanneer een lead gekwalificeerd wordt, dan wordt deze geconverteerd naar een account, contactpersoon en een opportunity. De functie web-to-lead laat je toe om via je website potentiële klanten automatisch als leads aan te maken in Salesforce, die dan later bijvoorbeeld door een Telesales departement nagebeld kunnen worden. 1 lead = 1 persoon.

Een Account is meestal een organisatie of bedrijf die werd gekwalificeerd als poteniële klant, een bestaande klant, een partner, leverancier, concurrent of heeft andere soort relatie met jouw bedrijf. De account is eigenlijk de “container” die alle relaties met andere objecten samenhoudt, gerelateerd aan deze organisatie (zoals contactpersonen, klachten, vragen, activiteiten, afspraken, documenten, etc…) Standaard is het accountobject gemaakt voor B2B relaties. 1 account = 1 organisatie/bedrijf.

Je kan overwegen om Person Accounts (Particulieren) (activatie moet aangevraagd worden bij Salesforce) te gebruiken als je bedrijf ook in de B2C-markt (Business to consumer) zaken doet.  1 person account = 1 particulier.

Contacts bewaart demografische gegevens van individuele contactpersonen, zoals telefoonnummers, adressen, e-mail adres, enz… en worden gekoppeld aan één of meerdere accounts. Wanneer een contact niet is gekoppeld aan een account wordt deze als “privé” beschouwd en is deze enkel zichtbaar door de eigenaar van de contactpersoon of de Salesforce administrator. 1 contact = 1 contactpersoon.

Data.com is een product aangeboden door salesforce en is eigenlijk een grote database met gegevens van contactpersonen en bedrijfsgegevens over de hele wereld, samengesteld uit data van Dunn & Bradstreet en crowdsourcing. Je kan data.com gebruiken om nieuwe leads, contactpersonen en accounts te vinden, maar ook om adresgegevens van bestaande aan te vullen of op te schonen.

Cases worden voornamelijk gebruikt in supportafdelingen om problemen/vragen van klanten op te volgen. Wanneer een klant een product of dienst heeft gekocht en later inbelt met een probleem, dan zal deze normaliter in een case worden geregistreerd. Een openstaande case is nog niet opgelost en een gesloten case werd opgelost. Cases kunnen worden toegewezen aan specifieke gebruikers of wachtrijen. De functionaliteit Email-to-case stelt een bedrijf in staat om klanten problemen door te laten mailen naar een specifiek e-mailadres, die dan automatisch in Salesforce als case wordt geregistreerd. Web-to-case biedt dezelfde functionaliteit maar dan via een webformulier. Zo kunnen klanten bijvoorbeeld via een klantportaal zelf klachten registreren en opvolgen. 1 case = 1 klantprobleem/vraag.

Solutions (oplossingen) worden gebruikt om de meest voorkomende oplossingen te documenteren en te communiceren. Oplossingen kunnen dus aan cases worden gekoppeld. Bijvoorbeeld, indien een klant belt met een probleem en je een aantal stappen moet doorlopen om dat probleem op te lossen, dan zou je die stappen in een solution kunnen opslaan. Wanneer, later een andere klant inbelt met hetzelfde probleem, hoef je al die stappen niet meer te doorlopen maar koppel je gewoon de voorgedefinieerde oplossing aan de case om je klant op een snellere en efficientere manier te helpen.

Een Opportunity vertegenwoordigt ofwel een gewonnen verkoop, een verloren verkoopsmogelijkheid of een potentiële toekomstige verkoop. Opportunities stellen je ook in staat om omzetten te meten en trends te analyseren.

Products (producten en/of diensten) zijn de zaken die jij, als bedrijf, aanbiedt op de markt en bevat gegevens over dat product. Producten bestaan meestal uit een naam, productcode, artikelnummer, verkoopsprijs en andere gegevens.

Opportunity Products zijn de producten gekoppeld aan een specifieke opportunity en kunnen dan gebruikt worden om in een offerte of contract weergegeven te worden.

Price Books (prijslijsten) worden gebruikt om verschillende prijzen aan producten te hangen. Bijvoorbeeld als je met regio’s werkt zou eenzelfde product een verschillende verkoopsprijs kunnen hebben afhankelijk van de regio waar je deze producten aanbiedt.

Een Quote kan productgegevens synchroniseren met data van de gerelateerde opportunity. Deze informatie kan dan gemakkelijk in pdf-formaat naar een klant gemailed worden.

Assets (bezittingen) vertegenwoordigen de producten en/of diensten die een account heeft aangekocht en kunnen dus gekoppeld worden aan cases bij probleemvragen. Bijvoorbeeld iemand koopt een bepaalde type pc, dan zal dit product als Opportunity product aan een Opportunity hangen, en als de verkoop rond is, zal dit product worden toegevoegd aan de bezittingen (assets) van de klant. Wanneer deze klant later zou inbellen omdat hij een probleem heeft met zijn aangekochte pc, dan wordt een case gemaakt gekoppeld aan dat bezit (asset). Het stelt je ook in staat om 1 overzicht te hebben van alle producten en diensten die een klant bij jou heeft aangekocht.

Contracts (contracten) zijn juridische verbintenissen tussen jouw bedrijf en je klant.

Campaigns (campagnes) worden gebruikt om de marketinginspanningen te meten en op te volgen. Leads, contactpersonen en opportunities kunnen aan een campagne worden gekoppeld. Je kan dan gemakkelijk de ROI volgen van bepaalde marketingcampagnes die lopen en natuurlijk kan je daar geweldige rapportages mee bouwen.

Forecasts worden gebruikt om omzetdoelstellingen te volgen en trends te analyseren en zijn gebaseerd op opportunities.

Reports (rapporten) worden gebruikt om allerlei data te rapporteren en in grafieken weer te geven. Zij worden ook gebruikt om data te exporteren naar excel. Rapporten kunnen met specifieke tijdsintervallen automatisch naar een groep gebruikers worden verzonden per e-mail.

Dashboards zijn de visuele vertegenwoordiging van verschillende rapporten op één enkele pagina. Een dashboard wordt samengesteld uit componenten, waarbij elk component een bepaalde grafiek, tabel, taartdiagram weerspiegeld van bepaalde rapportagegegevens. Noem het de “Toeters en bellen” binnen Salesforce. Dashboards kunnen ook ingepland worden om op specifieke tijdsintervallen te verversen.

Chatter is de ingebouwde communicatietool binnen Salesforce. Het combineert functies uit Twitter, Facebook en Messenger en is enkel beschikbaar voor gebruikers met een geldige Salesforcelicentie gerelateerd aan jouw bedrijf. Je kan ook Chatterlicenties geven aan je klanten om deel te nemen aan groepsdicussies.

Het People tab stelt je in staat andere Chattergebruikers te zoeken.

Het Profile tab stelt je in staat iemands Chatterprofiel te bekijken.

Het Groups tab stelt je in staat om groepen te bekijken, deel te nemen aan groepsdicussies of zelf groepen aan te maken.

Het tabblad Files stelt een gebruiker in staat om bestanden op Chatter te plaatsen.

Answers werkt een beetje zoals Ask.com en stelt gebruikers in staat om vragen te plaatsen waarop andere gebruikers dan kunnen antwoorden. Antwoorden kunnen dan ook gepubliceerd worden in een soort Knowledge Base (die eventueel publiek kan gesteld worden zodat klanten ook antwoorden op vaak gestelde vragen kunnen vinden).

Ideas stelt gebruikers in staat om suggesties of verbeteringen te posten waarop gestemd kan worden. De meest populaire suggesties zijn dan degene met de meeste stemmen. Waar ik werk gebruiken we dit om het gebruik van Salesforce binnen de organisatie te verbeteren. Alle gebruikers kunnen verbeteringen posten, anderen kunnen daar dan op stemmen en de suggesties met de meeste stemmen worden dan geimplementeerd (indien technisch mogelijk natuurlijk). Dit helpt enorm met useradoption omdat gebruikers het gevoel krijgen dat het “HUN” CRM is! Zij moeten er tenslotte mee werken!

Activiteiten worden in 2 soorten verdeeld: taken en afspraken.

Taken zijn bijvoorbeeld telefoongesprekken, e-mails of andere to-do’s. Zij hebben een bepaalde datum en eventueel een herinnering. Zij verschijnen bij de openstaande activiteiten totdat hun status wordt afgesloten, waarna ze verplaatst worden naar de activiteitenhistorie.

Afspraken zijn ingeplande agenda afspraken, met een vooropgestelde start- en eindtijd zoals een afspraak in je outlookkalender. Eens de eindtijd voorbij worden ze ook verplaatst naar de activiteitenhistorie.

Documents zijn bestanden die naar Salesforce werden geupload en waarnaar verwezen kan worden in andere objecten zoals logo’s van applicaties en e-mail templates.

Een actieve Gebruiker is vereist om een individueel persoon, van gelijk welke rol, in te laten loggen in jouw Salesforce omgeving.

Site.com is een product aangeboden door Salesforce dat je in staat stelt om een website te bouwen met dynamische inhoud gebaseerd op data uit jouw Salesforce omgeving.

Content (inhoud) is een methode om bestanden te uploaden in Salesforce die dan kan worden gebruikt binnen Salesforce.

Content libraries (bibliotheken) worden gebruikt om bestanden te categoriseren en te beveiligen.

Salesforce Chatterprofiel bewerken en e-mailnotificaties uitschakelen

We starten als nieuwe Salesforce Admin in het virtuele bedrijf AW Computing.

Volgende video geeft eerst wat achtergrondinformatie over AW Computing, legt de organisatiestructuur uit en Ling Wu (HR Director) vraagt ons om ons kenbaar te maken door ons Chatterprofiel aan te passen en een afbeelding te uploaden.

Bekijk de video om te leren hoe je je Chatterprofiel aanpast en de e-mailnotificaties kan uitschakelen: